In onze digitale tijd is het vrijwel onmogelijk om niet mee te gaan. De communicatiemiddelen, dat internet, daar komen miljoenen nieuwe sites vandaan per dag. Maar ook het product leven wordt steeds meer digitaal. Er zijn kleine apparaatjes die net zo’n functie als een computer hebben. Bijvoorbeeld de wasmachine of de droger. Om capaciteit van je productlevenscyclus optimaal benut te kunnen worden is een plan vast te stellen welke taken er bij elkaar moeten horen en wat voor consequenties dit oplevert voor anderen in de productlevenscyclus. Eén van onze boekhoudsters is bezig geweest met dit proces binnen haar productorganisatie en vertelde hierover samen met een aantal collega’s over hoe ze opgepast had:
Wat heb je nodig voor een goede plan?
- Wie zijn de bestuursleden? Wie heeft wat te doen? Wie kan het op een andere manier doen? Als er een reorganisatie plaats vindt moet je van tevoren weten welke taken er afgeschaft kunnen worden en of er nieuwe moeten komen.
- Wat is de rol van elke medewerker in je productorganisatie? Wat is de rol van elke medewerker binnen je organisatie?
- Hoe groot is de productcyclus? En hoe groot is de klantorganisatie (financiën, marketing, uitzend, etc.)?
- Wat zijn de grote en kleine projecten in je productorganisatie?
- Wat zijn de grote en kleine projecten binnen je organisatie?
- Wat zijn de grote en kleine projecten in je klantorganisatie?
- Zijn er deadlines? Wat is de rol van eventuele leverings partners?
Waarop basisplanning bij kunnen?
Definitie van taken binnen productlevenscyclus
Beschrijving van de rol van elke betrokken medewerker in je productlevenscyclus
Beschrijving van de rol van elke betrokken medewerker binnen je organisatie
Beschrijving van de rol van de uiteindelijke leverancier
Beschrijving van de rol van eventuele leverings partners
Beschrijving van de rol van de klant
Beschrijving van de rol van de klant bij het project
Beschrijving van de rol van de leider
Beschrijving van de rol van de leider bij het project
Beschrijving van de rol van de financiële adviseur bij het project
Hoe weet je dat de planning effectief is?
Hoe vaak heb je last gehad van het project?
Hoe vaak hebben medewerkers het project opgezocht?
Hoe vaak zijn zij gaan helpen met het project?
Hoe vaak hebben medewerkers op een andere manier het project gedaan?
Welke effecten heeft deze omgang in de productcyclus?
Hoe zou je anders doorgegaan zijn met het project?
Hoe zou de organisatie anders geregeld zijn?
Hoe zou de leverancier anders geregeld zijn?
Hoe zou de klant anders geregeld zijn?
Hoe zou de klant anders gebeld worden?
Conclusie
Planning heeft vanzelfsprekend een grote invloed op het leven in je organisatie. Door gebruik te maken van deze tips en technieken kun je een optimale capaciteit voor de verdere ontwikkeling voorbereiden. Naast het opzetten van een goed plan, is het ook belangrijk om de uitvoering uit te voeren voor de medewerkers in je organisatie. Niet elke medewerker zal het goed vinden. Sommige zullen er veel plezier in hebben, terwijl andere een weinig zullen hebben van het werk. Andere zullen niet geloven in wat er geplande staat, wat er gedaan wordt en wat er nog niet gepland staat.
capaciteitsplanning is een bijzonder uitstekend vorm van communicatietechnologie om digitaal met je medewerkers, opdrachtgevers en leveranciers in contact te blijven. Door deze planning kun je ook beter zien naar welke prioriteiten je onderwerp belangrijk vindt.